Nach dem Audit ist vor dem Audit

Das Audit steht an. Unterlagen werden durchsucht, Dokumente geprüft, offene Punkte abgearbeitet. Was im normalen Arbeitsalltag oft nebenher läuft, bekommt jetzt besondere Aufmerksamkeit. Schließlich möchte man gut vorbereitet sein. Dann ist der Termin vorbei. Doch was passiert eigentlich danach? Wandern die Unterlagen nicht wieder zurück ins Regal? Der Alltag übernimmt, das Thema verschwindet von der Liste und taucht erst wieder auf, wenn die nächste Ankündigung kommt.

Vor dem Audit

Ein Audit bedeutet zusätzlichen Aufwand. Unterlagen müssen zusammengestellt, Termine abgestimmt und die beteiligten Personen vorbereitet werden. Plötzlich sucht das halbe Team nach dem aktuellen Prüfbericht und niemand weiß genau, wer die letzte Unterweisung dokumentiert hat.

Dieser Stress lässt sich zumindest reduzieren, wenn die Grundlagen laufend gepflegt werden.

Ein paar Fragen, die sich jederzeit beantworten lassen sollten: Ist das Rechtskataster aktuell? Sind die Pflichten den richtigen Personen zugeordnet? Finden sich Prüfberichte, Unterweisungsnachweise und Genehmigungen ohne langes Suchen? Und ist klar, welche Maßnahmen abgeschlossen sind und wo noch etwas offen ist?

Gerade bei der Auditvorbereitung zeigt sich, wie hilfreich ein gut gepflegtes Rechtskataster sein kann. Es schafft einen Überblick darüber, welche rechtlichen Anforderungen für das Unternehmen relevant sind. Werden die daraus abgeleiteten Pflichten auch konkreten Personen zugeordnet und ihre Bearbeitung nachvollziehbar festgehalten, lässt sich leichter erkennen, wo bereits alles erledigt ist und wo noch Handlungsbedarf besteht. So müssen diese Informationen nicht erst kurz vor dem Audit mühsam zusammengetragen werden.

Tipp: Notieren Sie sich nicht nur während des Audits, sondern auch schon während der Vorbereitung, was sich

Im Audit zeigt sich, wie die Abläufe tatsächlich funktionieren

Während eines Audits werden nicht nur Unterlagen vorgelegt. Je nach Auditumfang gehören auch Gespräche mit Beschäftigten, Betriebsbegehungen oder die Prüfung konkreter Arbeitsabläufe dazu. Das bietet die Gelegenheit, die eigenen Abläufe einmal aus einer anderen Perspektive zu betrachten.

Vielleicht wird bei einem Gespräch deutlich, dass zwei Abteilungen einen Prozess unterschiedlich verstehen. Oder bei der Durchsicht eines Nachweises fällt auf, dass zwar alles dokumentiert ist, die Informationen aber nur mit großem Aufwand zusammengetragen werden können.

Solche Beobachtungen müssen nicht automatisch eine Abweichung sein. Trotzdem können sie interessante Hinweise liefern.

⚡Nicht nur Abweichungen, sondern auch hilfreiche Verbesserungshinweise festhalten. Bei Unklarheiten direkt nachfragen und Punkte, die sich nicht sofort klären lassen, für die Nachbereitung notieren.

So gehen nützliche Erkenntnisse nicht verloren, wenn nach dem Audit wieder andere Themen im Vordergrund stehen.

Audit vorbei. Was jetzt?

Nach dem Abschlussgespräch ist die Erleichterung meist groß. Der Auditbericht kommt, wird durchgesehen und die offenen Punkte werden besprochen. Dann geht der normale Arbeitsalltag weiter.

Damit die Ergebnisse nicht in Vergessenheit geraten, lohnt sich eine kurze Nachbesprechung mit den beteiligten Personen, solange die Eindrücke noch frisch sind. Im Mittelpunkt stehen dabei die Bewertung der Auditergebnisse und die Planung des weiteren Vorgehens: Welche Abweichungen müssen bearbeitet werden? Welche Verbesserungshinweise sind für den Betrieb sinnvoll? Und was muss konkret getan werden?

Besonders wichtig ist, nicht nur das unmittelbare Problem zu beheben, sondern auch dessen Ursache zu betrachten. Fehlt beispielsweise im Audit ein erforderlicher Prüfnachweis, lässt sich dieser möglicherweise schnell finden und nachreichen. Doch war das ein einmaliges Versehen oder gibt es grundsätzlich Schwierigkeiten bei der Ablage? Je nach Ursache kann es sinnvoll sein, bestehende Abläufe anzupassen.

Nicht alles hat dabei dieselbe Dringlichkeit. Sind mehrere Punkte offen, sollten diese nach ihrer Bedeutung eingeordnet werden. Eine Abweichung mit möglichen Auswirkungen auf die Sicherheit oder die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen ist anders zu behandeln als ein allgemeiner Verbesserungshinweis. Dabei müssen auch verbindliche Fristen aus dem jeweiligen Auditverfahren berücksichtigt werden.

Aus den Ergebnissen sollten anschließend konkrete Maßnahmen abgeleitet werden. Dazu gehört, Verantwortlichkeiten und Termine festzulegen sowie die Umsetzung nachvollziehbar zu dokumentieren. Bei umfangreicheren Maßnahmen empfiehlt es sich, den Bearbeitungsstand zwischendurch zu überprüfen, um Verzögerungen oder weiteren Abstimmungsbedarf frühzeitig zu erkennen.

Nach der Umsetzung sollte auch die Wirksamkeit der Maßnahmen überprüft werden. Denn erst dann zeigt sich, ob die festgestellte Ursache tatsächlich beseitigt wurde oder weiterer Handlungsbedarf besteht. So wird aus dem Auditbericht nicht nur eine Sammlung von Ergebnissen, sondern eine Grundlage für gezielte Verbesserungen im Unternehmen.

Und was passiert bis zum nächsten Audit?

Auch zwischen zwei Audits können sich die betrieblichen Rahmenbedingungen verändern. Rechtsvorschriften werden geändert, neue Anlagen in Betrieb genommen, Arbeitsabläufe umgestellt oder Zuständigkeiten neu verteilt. Dadurch können zusätzliche Pflichten entstehen oder bestehende Anforderungen eine erneute Bewertung erfordern.

Solche Entwicklungen sollten laufend berücksichtigt und offene Maßnahmen konsequent nachverfolgt werden. So bleibt der Umsetzungsstand nachvollziehbar und der Aufwand für die nächste Auditvorbereitung lässt sich reduzieren.

Ein Audit ist nicht nur eine Gelegenheit, die Einhaltung von Anforderungen zu überprüfen. Es kann auch zeigen, wo Abläufe verbessert werden können. Entscheidend ist, was anschließend aus diesen Erkenntnissen gemacht wird.